Dołącz do czytelników
Brak wyników

W ogniu kryzysu

18 sierpnia 2022

NR 11 (Sierpień 2022)

Kiedy warto wziąć udział w symulacji kryzysowej?

0 113

Sytuacja kryzysowa może dotknąć każdą firmę, organizację, osobę publiczną. Oczywiście jedni są na nią narażeni bardziej, a inni mniej. Ryzyko zawsze jednak istnieje. Aby wiedzieć, co robić, kiedy trudne czasy już nadejdą, warto się wcześniej przygotować. Jednym z najbardziej efektywnych elementów takich przygotowań jest przejście szkolenia z zarządzania sytuacją kryzysową z symulacją. Kiedy warto wziąć udział w takim warsztacie? Wystarczy raz. Raz w roku. Bo kryzys to sytuacja dynamiczna, wymagająca ponadprzeciętnych umiejętności zarządzenia nią. A to trzeba ćwiczyć – regularnie.

Symulacja kryzysowa – co to jest?

Szkolenia kryzysowe bazują na przekazaniu wiedzy z zakresu postępowania w sytuacjach kryzysowych, a podczas nich są przedstawiane m.in. narzędzia efektywnego komunikowania. To zwykle kilkugodzinne wykłady (dzisiaj często również w formie online), z których uczestnicy wynoszą sporą dawkę popartej przykładami wiedzy, jednak nie zawsze wiedząc, jak ją później wykorzystać w praktyce.
Symulacja kryzysowa to znacznie więcej. To szkolenie wykładowo-warsztatowe, które ma na celu – w zależności od poziomu wiedzy uczestników – uzyskanie lub wzmocnienie kompetencji w zakresie zarządzania sytuacją kryzysową, czyli utrzymania pozytywnego wizerunku firmy. To więc nie tylko przedstawienie najważniejszych narzędzi zarządzania kryzysem, ale przede wszystkim niepowtarzalna szansa na ich przećwiczenie na fikcyjnym, ale realistycznym scenariuszu, który każdorazowo jest indywidualnie przygotowywany na potrzeby klienta.
 

POLECAMY

Online czy offline – którą formę szkolenia wybrać?

W czasie pandemii COVID-19 i po niej szkolenia w formie online zyskały grono licznych zwolenników. I dobrze. To oszczędność czasu na dojazdy, kosztów wynajmu sal itp. Jednak istnieją pewne tematy, które najlepiej przedstawić i przećwiczyć „na żywo”. To m.in. symulacje kryzysowe. Takie spotkania dobrze przeprowadzać offline. To większa efektywność, zaangażowanie uczestników i interakcje pomiędzy nimi. Warto bowiem wiedzieć, że symulacja kryzysowa to nie tylko przygotowanie do trudnej sytuacji, jaka może nadejść, ale także podniesienie ogólnej efektywności komunikowania, a przy tym także integracja zespołu, bo takie spotkanie – ćwiczące współpracę zespołu w sytuacji ekstremalnej – zawiera silne elementy team bulidingu.


Po co jest symulacja kryzysowa?

O ile podstaw zarządzania kryzysem można nauczyć się podczas wykładów, doczytując w publikacjach czy artykułach, o tyle weryfikacja wykorzystania tej wiedzy w praktyce dopiero w prawdziwej sytuacji kryzysowej może być niebezpieczna. Kryzys karmi się bowiem błędami, a o te nietrudno, kiedy członkowie sztabu kryzysowego sprawdzają swoje praktyczne umiejętności dopiero w realnym kryzysie. Zatem ćwiczenia przed kryzysem są kluczowe dla sprawnej pracy całego zespołu, który w trudnym czasie będzie musiał ochronić wizerunek firmy.

Dla kogo jest symulacja kryzysowa?

Czasem wśród klientów zainteresowanych wzięciem udziału w szkoleniu kryzysowym z symulacją spotykamy się z przekonaniem, że tego rodzaju warsztaty są skierowane wyłącznie do osób zajmujących się komunikacją. To błędne myślenie. PR managerowie (często pełniący jednocześnie funkcję crisis managerów) są kluczowi w procesie zarządzenia komunikacją kryzysową na poziomie komunikacji. Tymczasem ten proces jest dużo bardziej złożony i wymaga przede wszystkim szybkich decyzji zarządczych i operacyjnych w trudnych sprawach, a więc zaangażowania wielu funkcji – zarządu, marketingu, finansów, logistyki, sprzedaży, a także – w zależności od specyfiki branży – osób odpowiadających za kwestie jakościowe, bezpieczeństwa, naukowe, prawne itp. Te wszystkie funkcje powinny znaleźć się w sztabie kryzysowym, czyli zespole osób, które w trudnej sytuacji będą reagować.
Jednocześnie wszyscy członkowie sztabu kryzysowego powinni regularnie odświeżać swoją wiedzę w zakresie zarządzania komunikacją kryzysową, dlatego nasi najlepiej przygotowani do kryzysów klienci uczestniczą w symulacji kryzysowej co roku. I to absolutnie się sprawdza. Widzimy, że organizacje, które corocznie biorą udział w naszych warsztatach, lepiej sobie radzą w sytuacjach problemowych, skuteczniej unikają kryzysów w fazie przedkryzysowej, a w końcu i samym kryzysie. Znają procedury, fazy kryzysu, jego mechanizmy i wiedzą, co robić. Czują się pewniej, a tę pewność widać w decyzjach, które podejmują. Tak jak działania PR są jednym z filarów działalności biznesowej w czasach pokoju, tak sprawne zarządzenie trudnościami w czasach wojny jest nieodłącznym elementem utrzymania reputacji.
 

Symulacja sytuacji kryzysowej służy:

  • poznaniu procedur i zdobyciu umiejętności ich stosowania,
  • nabyciu krytycznych umiejętności odpowiedniej reakcji na sytuację problemową,
  • wyćwiczeniu pewnych mechanizmów zarządzania kryzysem,
  • nauce odpowiedniego dobierania i wykorzystywania narzędzi efektywnej komunikacji, w tym korzystania z istniejących w firmie dokumentów, takich jak Crisis Manual czy innych wewnętrznych instrukcji kryzysowych.


Jak wygląda symulacja kryzysowa?

Jeśli Klient decyduje się na symulację kryzysową po raz pierwszy, warto takie spotkanie podzielić na dwa dni. Pierwszy dzień jest przeznaczony na kilkugodzinny wykład, podczas którego uczestnikom są przekazywane nie tylko podstawy wiedzy na temat kryzysów (co dla bardziej zaawansowanych jest przydatnym odświeżeniem), ale również bardziej szczegółowe informacje na temat genezy sytuacji problemowych, sposobów na zarządzanie nimi, kluczowych narzędzi, w tym procedur przydatnych w procesie, a także komunikacji kryzysowej w internecie. Bo dzisiaj nie ma kryzysu bez jego odsłony w sieci. My bardzo zwracamy uwagę na to, aby uczestnikom nie przekazywać „suchych” informacji, ale bogato ilustrować je aktualnymi przykładami innych firm, którym błędy zdarzyło się popełnić. A takich niestety wciąż jest wiele…
Drugi dzień to symulacja kryzysowa (która w wersji skróconej, czego nie rekomendujemy, może też odbyć się tego samego dnia, razem ze szkoleniem). Powinni w niej wziąć udział wszyscy kluczowi przedstawiciele firmy wchodzący w skład sztabu kryzysowego.

Ważne!

Jeśli symulacja odbywa się kolejny raz, dbamy o to, aby ją również rozpoczął krótki wykład – nie tylko po to, aby uczestnikom przypomnieć pewne informacje, ale przede wszystkim, by pokazać im i wytłumaczyć nowe zjawiska (które wciąż się pojawiają) oraz omówić aktualne case’y. Zawsze też są nowe osoby na pokładzie klienta, a one też muszą mieć wyrównany poziom krytycznej wiedzy, jak działać w sytuacjach krytycznych.


W przypadku naszych symulacji zawsze przygotowujemy mix zdarzeń offline i online (zwłaszcza media społecznościowe). Każde zdarzenie to osobna aktualizacja, która w określonym czasie jest dostarczana uczestnikom symulacji. Kiedyś były to kartki z opisem kolejnych zdarzeń, artykułów prasowych, wpisów w social mediach. Dzisiaj działamy na wypracowanych przez lata specja...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy