Dołącz do czytelników
Brak wyników

Good practices

18 sierpnia 2022

NR 11 (Sierpień 2022)

Praca zespołowa a PR

0 110

Nawet najlepsza strategia PR bez odpowiednio przygotowanych i zaangażowanych osób, którzy będą ją realizować nie przyniesie dobrych efektów. Najważniejsze jest, żeby umiejętnie łączyć posiadane zasoby, talenty, umiejętności i charaktery w zespoły robocze, które stworzą synergię i przestrzeń do efektywnej pracy w pozytywnym i sprzyjającym pozytywnym efektom środowisku. Dobrze poukładana i zarządzana praca zespołowa pozwala dostarczyć bardzo dobre wyniki dla klientów oraz zapewnić gwarancję wykonania pracy na najlepszym możliwym poziomie.

„Połączenie sił to początek, pozostanie razem to postęp, wspólna praca to sukces” – Henry Ford

Fundamentem działania zespołowego jest poczucie jedności, misji oraz celu, a także sensu wspólnych działań. Przekłada się to na efektywność oraz komfort pracy. A to końcowe na wrażenia i odczucia odbiorców – klientów – partnerów.
Zespół to poszczególne osoby, które się ze sobą łączą. Dlatego nie powinno zapominać się o tym, żeby dbać o rozwój całego zespołu, jak i poszczególnych osób, np. poprzez systematyczne szkolenia, integrację (najlepiej tę rozwojową, która daje poza przyjemnościami także szansę na wzmocnienie zespołu), rozmowy i konsultacje, sesje mastermind i kreatywne metody pracy nad pomysłami, np. przeprowadzając burzę mózgów. Najgorsze, co można zrobić w ramach pracy zespołowej, to ignorowanie umiejętności, doświadczeń i pomysłów członków zespołu.
Dobrze zarządzana praca zespołowa będzie maksymalizować pobudzanie kreatywności, wpływać na jakość komunikacji i efektywność podejmowanych działań na każdym ich poziomie. Trzeba wziąć pod uwagę, że chociaż zespół ma jeden wspólny cel, to każdy z jego członków ma swoją, unikalną perspektywę, którą budują wcześniej zdobyte doświadczenia, przekonania, obawy, ale także i powody, dla których jest gotowy zaangażować się w konkretne działania.

POLECAMY

Jak skutecznie zarządzać zespołem?

Warto przyjrzeć się bliżej temu, co skłania i motywuje każdego członka zespołu do współpracy i pod tym względem dokonać decyzji o kierunku jego rozwoju.
Skutecznym sposobem, aby zarządzać zespołem i budować go, jest organizacja systematycznych spotkań w celu podsumowania efektów działań oraz opracowanie ich dalszego kierunku. Ważne jest także, aby konsekwentnie realizować zadania w oparciu o zespół, który czuje i rozumie potrzebę współpracy, czyli wspólnej synergii przy wprowadzaniu nowych i innowacyjnych pomysłów. Gdzie nikt, nikogo i żadnego pomysłu nie ocenia, a poddaje pod dyskusję, rozważanie i zespołowy wybór tych, którymi się będzie zajmować wraz ze sprawiedliwym określeniem ról i podziału obowiązków.
Dla jak najlepszego efektu i zaangażowania zespołu należy podchodzić w myśl zasady, że żaden pomysł nie jest zły, co pozwala każdemu wnieść swój wkład bez obaw o odrzucenie, a z poczuciem przynależności i wnoszenia wartości do zespołu. Warto pamiętać, że uniemożliwienie swobodnej wypowiedzi, szansy na jej doprecyzowanie, wytykanie błędów, odnoszenie się do negatywnych zdarzeń z przeszłości, 
pozycjonowanie na tle zespołu, wywoływanie negatywnych emocji i odczuć będzie prowadzić nie tylko do coraz mniejszej ilości kreatywnych, innowacyjnych pomysłów, ale także do osłabienia całego zespołu poprzez obniżenie w nim motywacji, zaangażowania i ochoty na współpracę. Wsparcie zespołu często pomaga znieść presję, która towarzyszy pracy w szybkim tempie. Ponadto łączenie ludzi tworzy poczucie wspólnoty, co z kolei może pomóc pracownikom poczuć się bardziej związanymi z misją całej firmy.

Lekcja 1. Kluczowe zasady pracy zespołowej w agencji PR, w oparciu o praktyki najlepszych drużyn sportowych

  1. Nie ma „ja” w ZESPOLE
    Nie ma takiej drużyny sportowej, która odniosłaby sukces, przypisując go jednej osobie. Sukces zależy od spójności całego zespołu. Każdy członek zespołu odgrywa kluczową rolę w sukcesie i do osiągnięcia sukcesu potrzebny jest cały zespół. Od pomysłu na strategię do stworzenia informacji prasowej, do pracy nad znalezieniem odpowiednich mediów, po obsługę klientów, aż po inne, pozostałe działania. Każdy odgrywa kluczową rolę w „grze”.
  2. Właściwy trener
    Skuteczne zespoły nie mogą funkcjonować bez odpowiednich wskazówek od profesjonalisty, który gra w tę grę od lat. Zespół potrzebuje odpowiednio przygotowanego i doświadczonego mentora, który będzie potrafił w skuteczny sposób poprowadzić go do sukcesu. To osoba, która dzięki bogatemu doświadczeniu będzie źródłem wartościowych i praktycznych porad oraz użytecznej wiedzy. Poświęci swój czas i energię z pełnym zaangażowaniem, aby dostarczać wiedzę i umiejętności oraz doświadczenia w kontekście obsługi, rynku oraz pracy i efektywności zespołowej.
  3. Właściwi gracze
    Aby być zwycięską drużyną w grze sportowej, potrzebujesz odpowiedniej grupy osób z różnymi zestawami umiejętności, które wpływają na efekt osiąganego celu.
  4. Zdolność do nauki
    Aby grać o zwycięstwo, należy wciąż dostosowywać strategię w grze, po to, aby zapewnić klientom najlepsze kampanie. Od znalezienia nowych sposobów na obsługę mediów społecznościowych do sposobu, w jaki można dotrzeć do kontaktu z mediami. Wzajemne uczenie się, wymiana doświadczeń i informacji przekładają się bezpośrednio na proces wspólnego rozwoju i stawania się coraz silniejszym zespołem.
  5. Właściwe nastawienie
    Aby osiągnąć sukces w zespole, każdy musi mieć odpowiednie nastawienie. Ważne, aby motywatorem było to, co pozwoli właściwie wykorzystywać umiejętności każdego z członków zespołu. Warto ustalić jedną datę, podczas której będą odbywać się wspólne spotkania, np. w każdy poniedziałek rano, aby omówić każdego klienta, nawet jeśli nie dotyczą one bezpośrednio konkretnej osoby (nie pracuje z klientem). Wzajemna wymiana pomysłów daje energię na działanie, które przekłada się na sukces. Można to porównać do przedmeczowej rozmowy w meczu sportowym. Jest ona ważna, aby zespół był na dobrej drodze i miał właściwe nastawienie.


W agencji PR pracuje nad jednym projektem, działaniem najczęściej więcej niż jedna osoba. Dla przykładu account manager może pracować jako główny punkt kontaktowy dla klienta, współpracując z innymi członkami firmy w celu realizacji planów komunikacyjnych, które odpowiadają potrzebom klienta. Sukces takiego rozwiązania zależy od tego, czy account manager i inni specjaliści public relations będą zjednoczeni w kwestii i obszarze wspólnej dla klienta strategii i działania. Odpowiednie ułożenie procesu przepływu informacji będzie wpływać bezpośrednio na jakość działań wewnątrz i na zewnątrz firmy.
Zespoły public relations łączą się w celu uzyskania pożądanego przez klientów pozycjonowania w mediach. Specjaliści public relations i menedżerowie współpracują, aby monitorować relacje z mediami i wykorzystać tę wiedzę, aby dotrzeć do mediów i dziennikarzy, którzy mogą być dobrym wyborem dla klienta. W tego typu projekcie specjaliści public relations mogą podzielić się swoją wiedzą na temat dziennikarzy z poprzednich doświadczeń.
Pracując w zespole, poznaje się lepiej swoich współpracowników. Zaczyna się również lepiej ich rozumieć i zwiększa się umiejętność interpretowania ich słów i działań. Rozmowa o zwycięstwach i porażkach sprawia, że zespół staje się silniejszy, a atmosfera w zespole wspiera proces uczenia się.
Ważne zatem, aby zadbać właściwie o przestrzeń: od wystroju i ułożenia elementów pod względem funkcjonalności, po zasady, które będą przez wszystkich zaakceptowane podczas trwania spotkania.
Warto pamiętać, że nawet jeśli wewnątrz organizacji trwa rywalizacja o jak największą liczbę osiągniętych celów, to wszyscy powinni pomagać sobie wzajemnie, ponieważ organizacja zawsze będzie mieć końcowy cel wspólny, np. zapewnienia klientom wymiernych rezultatów i jak najlepszej ich obsługi w obszarze działań PR.

Praca zespołowa a sytuacje kryzysowe

Praca zespołowa często odgrywa znaczącą rolę w tworzeniu produktów komunikacyjnych, również w przypadku rozwiązywania sytuacji kryzysowych. Zespół public relations współpracuje w celu zarządzania reakcją komunikacyjną organizacji. Członkowie zespołu pracują nad znalezieniem i zidentyfikowaniem dokładnych informacji, opracowaniem komunikatów i przekazaniem informacji społeczeństwu, w tym mediom. Współpracują również przy monitorowaniu doniesień medialnych, w tym aktywności w mediach społecznościowych związanych z organizacją.


Jak przełożyć pracę zespołową PR w budowanie doświadczeń dla klientów?

  1. Zbieraj informacje zwrotne i działaj na ich podstawie
    Informacje zwrotne pozwalają tworzyć lepsze doświadczenia dla klientów. Od komentarzy w mediach społecznościowych po odpowiedzi na wiadomości e-mail. Zespół ds. komunikacji jest doskonałym kanałem pozwalającym wykorzystać zebrane informacje do stworzenia strategii obsługi klienta, która odpowiada w sposób konkretny i właściwy na aktualne potrzeby klientów.
  2. Partnerstwo z zespołem ds. doskonałości klienta
    Doświadczenie klienta jest czynnikiem, który wyróżnia markę. Aby marka mogła uzyskać przewagę konkurencyjną, wszyscy w organizacji muszą być zgrani i komunikować się w sposób spójny. Dzięki temu klienci otrzymają jednolity komunikat, niezależnie od tego, jakie kanały (broszura, strona internetowa, media społecznościowe, informacje prasowe) będą wykorzystane.
  3. Stwórz przekonującą narrację
    Wraz z rozwojem nowych technologii i różnych mediów istnieje obecnie więcej możliwości niż kiedykolwiek wcześniej w dotarciu do opinii publicznej, co oznacza również większą konkurencję i szum informacji, przez który trzeba się przebić. Zespoły PR i komunikacji tworzą wspólnie przekonującą narrację i wartość dla klientów.
  4. Postaw na empatię
    Empatia to najważniejsza umiejętność przywódcza, pozwala ona odczuwać potrzeby i odpowiadać w sposób właściwy, poprzez odpowiednie kanały i sposoby komunikacji. Jednocześnie dając sygnał otoczeniu o tym, że marka bardzo aktywnie i uważnie go słucha i reaguje na otrzymane informacje. Zwłaszcza w kontekście podejścia w oparciu o ludzi i ich potrzeby.
  5. Wykorzystaj trendy oparte na danych
    Wszystko zależy od interakcji! Jeśli klient nie angażuje się w relacje z marką, to oznacza, że pojawił się w niej błąd i należy wprowadzić zmiany. Czyli zastosować inne podejście do strategii PR w zakresie customer experience. Interakcje są napędzane przez zaangażowanie i zrozumienie różnych punktów styku w podróży klienta. Trendy oparte na danych stanowią cenny zasób w procesie planowania i mierzenia efektów, które pozwalają na opracowywanie kolejnych działań.
  6. Uzyskaj akceptację wszystkich działów
    Realizacja planu marketingowego zaczyna się od pracy zespołowej i przejrzystości. Ważne, aby zespoły PR i komunikacji były gotowe i zaangażowane w nowe strategie, kampanie i sposoby na generowania pomysłów. Wszyscy zaangażowani powinni mieć poczucie, że są częścią tej samej strategii.
  7. Analizuj odpowiedzi na ankiety klientów
    ...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy